REGULAMIN REZERWACJI

§1. Postanowienia ogólne

1. Klient po złożeniu rezerwacji otrzymuje zwrotnie wiadomość mailową z informacją, iż jak tylko ośrodek Lato na Wyspie sprawdzi dostępność domku w wybranym terminie Klient otrzyma mailowe potwierdzenie rezerwacji. Sprawdzenie dostępności domku obejmuje usunięcie oferty wynajmu domku z innych portali rezerwacyjnych (np. Booking, Airbnb) celem zapewniania Klientowi wyłączności na wybraną ofertę.
2. W kolejnym etapie Klient otrzymuje mailowe potwierdzenie dokonania przez Lato na Wyspie wstępnej rezerwacji domku wraz z linkiem do płatności, którą należy zrealizować w ciągu 2 dni. W przeciwnym wypadku wstępna rezerwacja zostanie automatycznie anulowana bez jakichkolwiek konsekwencji dla Klienta.
3. W przypadku, gdy rezerwacja dokonywana jest na co najmniej 10 dni przed planowanym zameldowaniem Klient zobligowany jest do wpłaty zaliczki w wysokości 30% całkowitej kwoty wynajmu natomiast pozostała część kwoty płatna jest nie później niż na tydzień przez rozpoczęciem wynajmu (Klient otrzymuje mailowe przypomnienie wraz z linkiem do płatności pozostałej kwoty najmu).
4. W przypadku, gdy rezerwacja dokonywana jest na mniej niż 10 dni przed planowanym zameldowaniem Klient zobligowany jest do wpłaty całkowitej kwoty wynajmu.
5. Gdy do wynajmu nie dojdzie z przyczyn niezależnych od ośrodka Lato na Wyspie wówczas wpłaty dokonane przez Klienta na rzecz wynajmu nie podlegają zwrotowi. W wyjątkowych sytuacjach ośrodek rozpatrzy indywidualnie prośby o zwrot dokonanych wpłat.
6. Gdy do wynajmu nie dojdzie z winy ośrodka Lato na Wyspie wówczas zwrotowi podlega całkowita kwota wpłacona dotychczas przez Klienta na rzecz wynajmu.
   
   
   

   §3. Warunki składania i rozpatrywania reklamacji
   

§4. Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych

Na podstawie art. 13 ust.1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/678 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu tych danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) – zwanego dalej Rozporządzeniem, WYNAJMUJĄCA informuje, iż:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych pozyskiwanych od gości ośrodka Lato na Wyspie jest firma Lato na Wyspie Agnieszka Plewińska-Kowalska z siedzibą w Gdańsku przy ul. Boguckiego 77, kod pocztowy 80-699, NIP 5782658494, REGON 386317321.
2. Osobą odpowiedzialną za realizację obowiązków w zakresie ochrony danych osobowych z ramienia ośrodka jest Agnieszka Plewińska-Kowalska.
3. Administrator danych osobowych przetwarza Pani/Pana dane osobowe na podstawie prawa, umowy lub zgody.
4. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu/celach dostarczenia usług najmu, wypoczynku i innych, będących przedmiotem działalności firmy.
5. W związku z przetwarzaniem danych w celach, o których mowa w pkt. 4 odbiorcą Pani/Pana danych osobowych będzie ośrodek Lato na Wyspie.
6. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres pobytu oraz inny wymagany przepisami prawa.
7. W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści swoich danych, do ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia ich przetwarzania i przenoszenia, a także prawo do wniesienia sprzeciwu, oraz inne uprawnienia w tym zakresie wynikające z obowiązujących przepisów prawa.
8. W przypadku, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit a, Rozporządzenia, czyli zgody na przetwarzanie danych osobowych, przysługuje Pani/Panu prawo do cofnięcia tej zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem, z obowiązującym prawem.
9. W przypadku powzięcia informacji o niezgodnym z prawem przetwarzaniu danych osobowych w jednostce przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych.
10. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych warunkuje udzielenie usług najmu i wypoczynku.
11. Jest Pani/Pan zobowiązana/zobowiązany do ich podania a konsekwencją niepodania danych osobowych będzie utrata usługi.
12. Pani/Pana dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą profilowane.

Regulamin przestrzegania danych osobowych gości ośrodka Lato na Wyspie:

1. Podstawą prawną niniejszego regulaminu jest Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. U. L119 str. 1).
2. Niniejszy Regulamin obowiązuje wszystkie osoby mające wgląd i przetwarzające dane osobowe gości, szczególnie pracowników obsługi gości, służb sprzątających i gospodarczych oraz księgowości. Osobą odpowiedzialną za realizację obowiązków w zakresie ochrony danych osobowych z ramienia ośrodka jest Agnieszka Plewińska-Kowalska.
3. Niniejszy regulamin dotyczy wyłącznie osób, które udostępniły ośrodkowi co najmniej imię, nazwisko i trzeci rodzaj danych osobowych, taki jak numer telefonu, adres e-mail lub inne dane osobowe wymieniane w niniejszym regulaminie. Ze względu na obsługę rezerwacji grupowych, których uczestnicy są identyfikowani wyłącznie na podstawie list kwaterunkowych, zawierających tylko imiona i nazwiska nie jest możliwe prawidłowe zidentyfikowanie osoby tylko na podstawie tych dwóch danych, które mogą powtarzać się u różnych gości.

Cele pozyskania i przetwarzania danych osobowych:

4. Dokonanie rezerwacji na pobyt w ośrodku jest równoznaczne z wyrażeniem przez osobę rezerwującą zgody na przetwarzanie danych osobowych, podanych w celu dokonania rezerwacji.
5. W celu prawidłowego zarządzania przyjętymi rezerwacjami, w momencie dokonania rezerwacji ośrodek pozyskuje i przetwarza dane osobowe takie, jak: imię, nazwisko, telefon kontaktowy, adres email. Dane te są automatycznie udostępniane działowi obsługi gości za pośrednictwem poczty elektronicznej w formie potwierdzenia rezerwacji.
6. Ośrodek nie gromadzi i nie przetwarza danych biometrycznych, takich jak kopie dokumentów tożsamości zawierających zdjęcie osoby legitymującej się tym dokumentem, fotografie gości i tym podobne.
7. W uzasadnionych przypadkach, w momencie dokonania rezerwacji lub później, ośrodek gromadzi inne dane, takie jak:
8. a) wiek gości, jeśli ma to wpływ na dodatkowe wyposażenie domu letniskowego (łóżeczko niemowlęce, fotelik do karmienia niemowląt);
9. b) dane karty kredytowej, w sytuacji gdy rezerwacja dokonywana jest za pośrednictwem portali rezerwacyjnych, gdzie podanie tych danych jest niezbędne do skutecznego dokonania rezerwacji a ośrodek, zgodnie z rodzajem dokonanej rezerwacji może obciążyć z góry, lub w ustalonym terminie, podaną kartę kwotą za pobyt.
10. W momencie zameldowania gościa w ośrodku, pozyskiwane są dane osobowe zawarte w dokumencie ze zdjęciem, w postaci numeru dokumentu i/lub adresu zamieszkania, jeżeli wynika on z okazanego dokumentu. Dane te pozyskiwane są jako dane stron do zawarcia niniejszej umowy oraz w celu umożliwienia dochodzenia przez ośrodek ewentualnych roszczeń, które mogą powstać w czasie pobytu gości. Dane te pozyskiwane są od jednej osoby spośród osób meldowanych razem w jednym domu letniskowym.
11. W celu zapewnienia prawidłowej obsługi gości, w trakcie pobytu gości w ośrodku dane osobowe w postaci papierowych wydruków zestawień, zawierających imiona i nazwiska gości oraz dane inne niż dane osobowe, takie jak: nr domu letniskowego, data pobytu, są przekazywane poszczególnym działom w szczególności działowi obsługi gości oraz służbie sprzątającej.
12. Ze względu na bezpieczeństwo osób i mienia, przestrzenie ogólnodostępne na zewnątrz są objęte całodobowym monitoringiem. Dane z monitoringu przetwarzane są wyłącznie w celu ochrony osób i mienia ośrodka.
13. Ośrodek może gromadzić i przechowywać również dane osobowe takie jak imię, nazwisko, adres zamieszkania lub siedziby firmy, numer NIP, w dokumentach księgowych, w sytuacji, gdy rozliczenie za usługi następuje na podstawie faktury.
14. Ośrodek może wykorzystać pozyskane adresy e-mail w celu wysyłania informacji handlowych. Takie wykorzystanie pozyskanych adresów e-mail może nastąpić wyłącznie po otrzymaniu zgody na wysyłanie informacji handlowych. Zgody udzielone zachowują ważność, do czasu i bezpośredniego odwołania.

Przechowywanie danych osobowych:

13. Dane osobowe są przechowywane w dwóch formach:
14. a) elektronicznej, w systemie komputerowym ośrodka, na serwerach ośrodka i/lub w siedzibie firmy Lato na Wyspie Agnieszka Plewińska-Kowalska i w archiwum poczty elektronicznej;
15. b) papierowej, w formie wydruków potwierdzeń rezerwacji; zestawień i dokumentów wygenerowanych z systemu komputerowego ośrodka.
16. Dane osobowe przechowywane są w dwóch lokalizacjach:
17. a) bezpośrednio w ośrodku Lato na Wyspie;
18. b) w siedzibie firmy Lato na Wyspie Agnieszka Plewińska-Kowalska w Gdańsku, kod pocztowy 80-461, ul. Startowa 19H/16, gdzie mieści się księgowość ośrodka.
19. Dane osobowe potrzebne do bieżącej pracy są w dyspozycji poszczególnych działów ośrodka, dane archiwalne w formie elektronicznej przechowywane są w systemie komputerowym ośrodka, natomiast w formie papierowej w archiwum, w obydwu lokalizacjach, wymienionych w pkt. 14.
20. Dane osobowe wymienione w pkt. 5, 7 przechowywane są w formie elektronicznej w systemie komputerowym ośrodka i/lub na serwerach komputerowych przez okres 5 lat oraz w archiwum w formie wydruków potwierdzeń dokonania rezerwacji przez okres 1 roku, w obydwu lokalizacjach, wymienionych w pkt. 14.
21. Dane osobowe wymienione w pkt. 8 przechowywane są w formie elektronicznej w systemie komputerowym ośrodka przez okres 5 lat.
22. Zestawienia, o których mowa w pkt. 9 nie są archiwizowane, są niszczone na bieżąco po ich wykorzystaniu.
23. Zapis z monitoringu hotelowego przechowywany jest w formie elektronicznej na serwerach komputerowych ośrodka przez okres około 30 dni, w zależności od tego, czy zapis prowadzony był w sposób ciągły, czy z przerwami.
24. Dokumenty księgowe przechowywane są przez okres 5 lat w formie papierowej i elektronicznej w obydwu lokalizacjach, wymienionych w pkt. 14.
25. Adresy mailowe, o których mowa w pkt. 12 są dodane do listy mailingowej, która znajduje się w dyspozycji działu obsługi gości w formie elektronicznej.
26. Przechowywane dane po upłynięciu okresu ich przechowywania są kasowane lub niszczone w sposób trwały i skuteczny.

Środki bezpieczeństwa:

23. Dostęp do danych osobowych gromadzonych i przetwarzanych przez ośrodek mają wyłącznie pracownicy, zgodnie z ich kompetencjami. Dane te nie są w żaden sposób udostępniane osobom postronnym, z wyjątkiem organów publicznych takich jak m.in. Policja i Krajowa Administracja Skarbowa.
24. Dane osobowe osobom postronnym, udostępnia wyłącznie osoba wymieniona w pkt. 2 niniejszego regulaminu lub osoba przez nią upoważniona, w sytuacji gdy uzasadnione jest to żywotnymi potrzebami osób, których dane osobowe dotyczą i wyczerpuje przypadki wskazane w rozporządzeniu RODO.
25. Dane osobowe, potrzebne do bieżącej pracy, w formie papierowej, są w dyspozycji pracowników zgodnie z ich kompetencjami, w miejscu niedostępnym dla osób postronnych.
26. Archiwalne dane osobowe, w formie papierowej, są przechowywane w archiwum dostępnym wyłącznie dla osób upoważnionych.
27. Dane osobowe w formie elektronicznej są przechowywane na serwerze komputerowym ośrodka i w systemie komputerowym ośrodka. Dostęp do tych danych jest możliwy wyłącznie z komputerów służbowych, korzystających z odrębnej, wewnętrznej sieci, zabezpieczonej hasłem. Komputery służbowe również są zabezpieczone hasłami, natomiast w trakcie pracy są pod stałym nadzorem personelu. Serwer pracuje w miejscu niedostępnym dla osób postronnych.
28. Dane osobowe udostępniane za pośrednictwem poczty elektronicznej są przechowywane przez okres 2 lat.
29. Przypadki stwierdzenia naruszenia niniejszego regulaminu należy zgłaszać niezwłocznie, najpóźniej w ciągu 72 godzin, do osoby wymienionej w pkt. 2 niniejszego regulaminu. Osoba ta podejmuje decyzję o stopniu ryzyka i ewentualnym dalszym przekazaniu tej informacji do Urzędu Ochrony Danych Osobowych i bezpośrednio osoby, której dane dotyczą oraz o podjęciu działań naprawczych.
30. Ośrodek nie gromadzi i nie przetwarza danych osobowych dzieci, z wyjątkiem imienia, nazwiska i wieku.

Uprawnienia osób, które dane dotyczą:

31. Osoby, których dane dotyczą mogą w dowolnym momencie uzyskać informacje o zakresie gromadzenia i przetwarzania danych ich dotyczących, pod warunkiem prawidłowego zidentyfikowania tych osób na podstawie co najmniej imienia, nazwiska i trzeciego rodzaju danych, jak: numer telefonu lub data pobytu w ośrodku.
32. Osoby, których dane dotyczą mogą w dowolnym momencie skorzystać z prawa do zmiany swoich danych osobowych gromadzonych i przechowywanych przez ośrodek oraz do „bycia zapomnianym”. W tym celu należy zgłosić taką chęć Administratorowi podając co najmniej imię, nazwisko i trzeci rodzaj danych, umożliwiający weryfikację tożsamości.
33. Osoby, których dane dotyczą mają prawo wnieść skargę na nieprzestrzeganie niniejszego regulaminu lub przepisów o ochronie danych osobowych do Administratora danych osobowych lub Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.d